למה כל כך חשוב לשכור מנהל אירוע חיצוני?

השקעתם המון בחתונה – זמן, אנרגיה וכן, גם כסף. חשוב לכם שהכל ילך לפי התוכנית, שהאורחים יהיו מרוצים ושכל הפרטים שתכננתם יצאו לפועל.

כמו שאתם לא מצפים מסרט להצטלם בלי במאי, אין סיבה שאירוע יהיה מוצלח מבלי שמישהו ינהל אותו. תפסנו את אלעד מליחי מבריידסמן – Bridesmen לשיחה, כדי להבין מה מנהל אירוע חיצוני עושה בדיוק ולמה זה כל כך חשוב.

אלעד מליחי הספיק לעשות הרבה מאוד בתחום האירועים. הוא הפיק הפקות גדולות, ניהל כמה אולמות ומ- 2009 הוא עושה את מה שהוא אוהב באמת – מנהל אירועים מכל הלב.

אתם תבואו להנות, תנו למנהל האירוע לדאוג לכל השאר

אז מי הוא מנהל האירוע ומה תפקידו בעצם?

מנהל אירוע הוא גם עוזר אישי וגם סוג של במאי, אלעד מסביר. התפקיד שלו לדאוג שכל תוכניות החתונה שלכם יוצאות לפועל, שכל בלת"ם מטופל ושאתם והאורחים שלכם מרוצים. בניגוד למנהל אירועים מטעם האולם, מנהל אירוע חיצוני דואג רק לזוג ולאינטרסים שלו, ולא לאינטרסים אחרים.

חתונה היא עסק יקר. אתם משקיעים את מיטב כספכם וזמנכם בתכנון אירוע אחד שחשוב לכם שיהיה לא פחות ממושלם. התפקידים העיקריים של מנהל האירוע החיצוני הוא לשמור שאתם ממצים את השירותים שקניתם, שאתם לא מבזבזים כסף סתם ושהאינטרסים שלכם באים לפני הכל.

יד ימינכם

יש זוגות שבוחרים בחבר, אח או דוד להיות סוג של מנהל אירוע, איש קשר או אחראי מטעמם. זה פתרון אפשרי, אך הוא רחוק מלהיות אידיאלי.

ראשית, קרובי משפחה וחברים הם בראש ובראשונה אורחים שלכם. תנו להם להנות בחתונה, לאכול, לשתות ולרקוד. ניהול אירוע זו עבודה קשה וחבל שיחמיצו את החתונה שלכם.

שנית, הקרובים שלכם בשלב כלשהו באירוע ירופפו את העניבה, יתרווחו בכיסאם ויורידו רגל מהגז בכל הקשור לתפקיד שהקצתם להם. אחרי צ'ייסר או שניים גם החברים המסורים ביותר כבר לא כל כך חדים, והדרך לפספוסים, טעויות ותקלות – קצרה מאוד.

בריידסמן | דואג לכל פרט

בואו נדבר רגע על כסף

אלעד מבריידסמן מדגיש, שמנהל אירוע חיצוני יודע גם בדיוק איך לשמור על האינטרס הכלכלי של הזוג. כל נושא הרזרבה באולם למשל, מועד לפורענות וקל מאוד להגיע למצב ש"פותחים רזרבות" שלא לצורך. מנהל אירוע חיצוני, יעשה הכל כדי לא לפתוח שולחנות רזרביים כשאין בהם צורך. הוא יתור אחר מקומות פנויים בשולחנות אחרים וינסה לסדר את הישיבה באלגנטיות תוך כדי אירוע. חוץ ממנו, אף אחד לא חותם על רזרבות מול האולם.

אלעד מגיע למקום עד שעה וחצי לפני האירוע, עושה סיור במקום, מוודא שהכל כמו שצריך להיות, מנחה את אנשי הבר לא לפתוח בקבוקי אלכוהול סתם – אלא רק כשנגמר בקבוק זהה. הוא מוודא שיש מנקה לשירותים, מאבטח ושתי מארחות. למה שתיים? כי כשאחת עסוקה בתוכנת ההושבה, השנייה באמת פנויה לקבל את פני האורחים.

הוא נשאר לאורך כל החתונה, עד שמוציאים את מנת האפטר-פרטי. גם שם הוא מוודא שיש מספיק אוכל – כי כל האחרים בסביבה כבר לא מספיק בפוקוס כדי לשים לב לפרטים כאלה 😉

בריידסמן – bridesmen

אופן העבודה

בבריידסמן תפגשו (פרונטלית או טלפונית) עם מנהל האירוע, אז הוא ייתן לכם את כל המידע שאתם צריכים. אתם תספרו לו על הרצונות שלכם, על התוספות שאולי יש לכם ועל תוכנית החתונה.

שבוע לפני החתונה הוא ייתן לכם טיפים חשובים להושבה. מה למשל? אם המקום מאפשר, להושיב 2 אורחים פחות מהמקסימום בשולחן. ככה שגם אם מפתיעים אם בן.ת זוג, הדבר לא פוגע בהושבה.

הטיפים של בריידסמן לא מסתכמים בסידורי הושבה. כדי שהכל ילך בדיוק כמו שאתם רוצים, תקבלו דגשים חשובים על מה לבקש מהמקום – למשל, שתי מארחות כפי שהוזכר לעיל, מה לבקש מהצלם ומצלם המגנטים, איך לתאם ציפיות עם הדי ג'יי ועוד.

במהלך החתונה מנהל האירוע ידאג לזמנים, יוודא שהכל מתקתק וששום דבר לא נשכח. אלעד מעיד על עצמו שהוא יכול להיות קשוח לפעמים – הוא מוביל את הזוג לחופה וממנה על פי הזמנים ודואג שיעמדו בליינאפ.

לאחר החתונה אלעד מעביר לכל זוג דוח מפורט של האירוע ובו גם ליקויים אם היו כאלה. על פי הדוח הזוג יכול להבין כמה אורחים באמת היו, כמה רזרבות נפתחו והאם היו פספוסים כלשהם מצד הספקים.

יש מי שדואג לכם

אנחנו השתכנענו, והאמת שגם הוקסמנו. תחשבו על כך שבחתונה שלכם לא תצטרכו לדאוג לשום דבר, לא תצטרכו אפילו לזכור לקחת את ההינומה ואת הטבעות לחופה. יהיה מי שיעבור משולחן לשולחן ויוודא שכולם מרוצים, ואפילו ידאג לסבא וסבתא.

אחרי כל כך הרבה אינפורמציה, וכל כך הרבה חתונות שהוא כבר עבר, אנחנו עוצרים ושואלים רגע את אלעד – מה אתה הכי אוהב בחתונה?

"הכי אוהב את החופה. זה ה-רגע. ברגע הזה יורד הלחץ מהזוג והם יכולים לנשום, באמת להנות מהחתונה שלהם".

והוא זה שבאמת מאפשר להם להנות בלי דאגות.