איך מתכננים לו"ז יום אירוע? | איזיווד - ארגון ותכנון חתונה - Easywed
logo favorites 0
דברו איתנו
הבלוג
blog-image

איך מתכננים לו"ז יום אירוע?

share-icon wp-icon wp-icon share-icon

החלטתם על מקום לאירוע, השתתפתם באין-ספור טעימות, בחרתם בגדים ואפילו כבר הדפסתם את ההזמנות. מעולה! עכשיו מגיעים לשלב המורכב באמת – תכנון לוח הזמנים! זה נשמע מיותר – הרי קבעתם עם הרב, ואתם יודעים פחות או יותר מתי מתחילה המסיבה, אך בפועל, מסיבה טובה צריך לתכנן מראש. אז גם אם אתם מעדיפים "לזרום" ולתת לאירוע להתנהל בקצב שלו, יש כמה נקודות מרכזיות הדורשות את תשומת לבכם.

מתי מצטלמים

גם בעידן הטלפון הנייד, צילומים מקצועיים הם חלק משמעותי באירוע. צלם מנוסה ילווה אתכם בלי שתרגישו באירוע עצמו, אך רגעי הציפייה לקראת האירוע חשובים לא פחות. לכן, שלבו בלוח הזמנים כמה שעות לצילומים מקדימים, ונסו לבחור באתר משמעותי עבורכם. זה יכול להיות המקום שבו נפגשתם לראשונה, או אזור בארץ שבו טיילתם וצברתם זיכרונות משותפים. רק שימו לב – עליכם לקחת בחשבון את הזמן שייקח לכם להגיע מאתר הצילום לחתונה, וכדאי כמובן לאפשר זמן מספק לתיקוני איפור ולצילום עם בני המשפחה.

מתי מתחילים?

כדי לתכנן את לוח הזמנים של האירוע, צריך קודם כל לקבוע מתי מתחילים. את מועד הסיום אנחנו פחות מדגישים, כי אותו בדרך כלל יקבעו האורחים שלכם, כאשר הם יחליטו על הזמן המתאים ללכת הביתה. אך במובן מסוים, גם מועד תחילת האירוע צריך להתחשב באורחים שלכם. אם למשל הזמנתם אורחים שצריכים להגיע ממקום מרוחק, עליכם לאפשר להם זמן מספק להגיע בזמן, ולהתחשב כמובן בעומסי התנועה הצפויים. מלבד זאת, אל תשכחו שאנחנו חיים בישראל, ולפעמים השעה 8 הופכת להיות 9. אם זהו אירוע חתונה, עליכם לקבוע כמובן שעת התכנסות שתאפשר לכם לקבל את פני האורחים וליצור בהדרגה אווירה נעימה וחגיגית לקראת החופה. בשורה התחתונה, תנו לאורחים שלכם לפחות ארבעים דקות של התארגנות לפני תחילת האירוע המרכזי.

מתי האוכל?

הפקת חתונה היא אירוע מרגש מאוד, וגם אירועים כגון בת מצווה או ברית מעוררים בנו התרגשות רבה. אך בסופו של דבר, אנו מעוניינים לשמח את האורחים שלנו, ואת זה הכי קל לעשות באמצעות אוכל. לכן, כאשר אתם מתכננים את האירוע, שימו לב למועדי הגשת המנות. באירוע קלאסי של חתונה קטנה נהוג להגיש מתאבנים בקבלת הפנים ואילו המנות העיקריות מוגשות אחרי הטקס. עם זאת, כיום ישנה מגמה של חתונה הפוכה – מרגיעים את הרעב ואז מתפנים לדבר שלשמו התכנסנו. בסופו של דבר ההחלטה היא בידכם, אך זכרו – אתם ממילא לא תשבו לאכול בחתונה, ועיקר הסעודה נועדה לאורחים שלכם.

מי מביא מה, מתי ואיפה?

לקראת יום האירוע אתם עשויים לחוש התרגשות ולחץ, ובמרבית המקרים אלו הם רגשות חיוביים ומשמחים. אך לפעמים הלחץ עשוי לנבוע ממקורות טובים פחות כגון – מה הכתובת של המאפרים, איפה שמתי את החליפה או מי אחרי לניקוי הרכב. כדי להגיע מוכנים לאירוע עצמו, התשובות לשאלות אלו צריכות להיות ידועות מראש, ולשם כך כדאי שתבצעו חלוקת תפקידים ברורה.

ראשית הכינו רשימה של מטלות שיש להשלים לקראת האירוע. אם מדובר לדוגמה באירוע של חתונה קטנה, תצטרכו לדאוג לאיסוף פרחים, להכנת רכב מתאים, להכנת הביגוד וכיוצא בזה. בהמשך חלקו את התפקידים השונים, היעזרו בבני משפחה ובחברים ושימו לב לנקודות הבאות:

תכנון מעברים

באירוע מרגש קל מאוד להיסחף בשמחה ובאווירה הטובה שנוצרה. ככה, בלי שאפילו הרגשתם, כבר עברה שעה מאז תחילת קבלת הפנים, ואתם עדיין עוברים בין האורחים ומקבלים את ברכתם. אך שימו לב, חלק מן המשתתפים באירוע, למשל ה-D.J או עורך הטקס יכולים להיות קצרים בזמן, ועליהם לדעת מתי מצופה מהם להתחיל את חלקם. לכן, רצוי מאוד לתכנן את המעברים השונים בין שלבי האירוע, ולקבוע מרווחי זמן לכל שלב. לדוגמה, תוכלו להחליט כי קבלת הפנים תתקיים בין 20:00 ל-21:00, החופה עד 21:40 ואחרי זה תתחיל הסעודה והמסיבה. ודאו כי לוח זמנים זה אכן ידוע לעורכי האירוע, אך אפשרו גם גמישות מסוימת במידת הצורך.

שימו לב! גם כאשר אתם המרכז של האירוע, ייתכן כי תרצו לקחת פסק זמן מפעם לפעם. אחרי הכל, אירועים מרגשים של פעם בחיים מעוררים אמוציות רבות, ואולי תרצו לאפשר לעצמכם כמה רגעים של שקט. לכן, ודאו כי במקום האירוע ישנו חדר מתאים המיועד רק לכם, וודאו כי הלו"ז שהרכבתם אכן מעניק לכם אפשרות להיעלם לכמה דקות.

סיוע מקצועי

תכנון אירוע מזכיר קצת ציור. יש לנו תמונה כלשהי בראש, ואנחנו מנסים ליישם אותה וליצור על הנייר את הדבר הנפלא הזה שנמצא בדמיון שלנו. אלא שאז אנחנו נזכרים שאנחנו לא בדיוק דה-וינצ'י… גם בתכנון אירוע אנחנו יכולים להתחיל בגדול, אבל אז אנחנו נפגשים עם המציאות ומגלים מה באמת חשוב לנו ואיך אנחנו יכולים להפוך את האירוע לשלנו. אם אתם נהנים מתהליך התכנון והבנייה של האירוע – מעולה, אך כדאי שתדעו שהיום יש גם אפשרות לפנות לסיוע מקצועי שיאפשר לכם ליצור את האירוע בדיוק לפי המידה שלכם. מארגני אירוע מקצועיים יעזרו לכם כמובן גם בשלב תכנון לוח הזמנים. הם אלו שירכיבו את רשימת המטלות המקדימות, והם אלו שיוודאו שאתם יודעים לאן להגיע ומתי. סיוע מסוג זה לא יתאים לכל אחד, אך הוא בהחלט יכול להעניק לכם שקט נפשי ולאפשר לכם להתרכז במה שחשוב באמת באותו האירוע.